Indexare Arhiva Fizica
Activitatea presupune preluarea meta-datelor existente (in exteriorul sau interiorul unitatii arhivistice - dosar, biblioraft, smallbox, cutie etc) si inregistrarea acestora intr-o baza de date
1
Analizare fond arhivistic
Se analizeaza fondul arhivistic, pentru a se identifica departamentele, anii extremi si continutul unitatilor arhivisitce. In baza acestei analize se stabileste un procentaj al informatiilor referitoare la continul existent pe exteriorul unitatilor arhivistice
2
Verificare corectitudine informatii
In aceasta etapa se verifica si se completeaza (dupa caz) informatiile din exteriorul unitatilor arhivistice cu date din interiorul acestora, activitatea fiind necesara pentru etapele urmatoare
3
Ordonarea structural-cronologica vizeaza delimitarea arhivei la nivel de an (anul in care a fost creat dosarul), structura functionala (compartiment, birou, serviciu, directie ce a creat documentul) si termen de pastrare (perioada de timp impusa de lege pana la posibilitatea distrugerii / eliminarii legale a documentelor din arhiva proprie)
4
Indexare meta-date unitati arhivistice
Se preiau informatiile expuse pe exteriorul unitatilor arhivistice, la nivelul unei baze de date ce va contine informatii referitoare la date extreme, termen de pastrare, compartiment / departament creator si trasabilitate (cod de bare al dosarului si / sau al cutiei in care acesta se afla).
Ulterior implementarii fluxului de lucru, baza de date este livrata catre client, in concordanta cu aspectele spedifice solicitate de acesta
