Nomenclator Arhivistic

Activitatea de analiza este una de un interes major, reprezentand auditarea modului in care s-a infiintat entitate / compania / organizatia si pasii facuti de aceasta pentru inregistrarea istoricului documentelor create. In cadrul analizei se identifica proiectele de nomenclatoare si /sau indicatoare ale termenelor de pastrare (validate si/sau aprobate), precum si parcursul cronologic al entitatii, in relatia cu Arhivele Nationale (daca a fost cazul)

Ulterior implementarii primei etape, se analizeaza genurile de documente create de catre structurile functionale ale creatorului, pe parcursul anilor de activitate. In baza organigramelor existente de-a lungul activitatii se creioneaz genurile de documente emise de catre fiecare structura in parte, precum si cuprinsul acestora (lucrari, dosare, proceduri, proiecte s.a.m.d)

Parte dintre instrumentele de lucru sunt reprezentate de chestionare, interviuri si analiza de documente. Chestionarele si interviurile sunt aplicate personalului angajat, cu precadere coordonatorilor structurilor functionale. In plan secund, au loc cercetari suplimentare ce implica personalul angajat pe functii administrative si de executie

Dupa centralizarea tuturor informatiilor mentionate anterior, se valideaza ultima organigrama aflata in vigoare, genurile de documente create de catre structurile functionale, termenele de pastrare uzuale / recomandate / necesare entitatii, iar mai apoi se intocmeste proiectul de Nomenclator Arhivistic, impreuna cu intreaga documentatie subsecventa acestuia. Documentatia se transmite, spre aprobare, catre Serviciul Judetean al Arhivelor Nationale din judetul in care organizatia isi desfasoara activitatea