Operatiuni Litera A

ACORDAREA ASISTENTEI DE SPECIALITATE – activitate prin care Arhivele Nationale si directiile/serviciile judetene asigura aplicarea prevederilor legislatiei, normelor si principiilor arhivistice de catre creatorii si detinatorii de arhiva. Obiectivele acestei activitati sunt: modul de inregistrare a documentelor: predarea documentelor de catre compartimente la arhiva pe haza de inventare si proces-verbal: evidenta documentelor: ordonarea, inventarierea, selectionarea documentelor: folosirea documentelor; pregatirea documentelor permanente pentru depunerea la Arhivele Nationale: pastrarea documentelor si masurile ce se impun pentru remedierea neregulilor constatate;

ACT – termen general pentru orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice consemnand situatii de drept sau de fapt;

AERISIREA DEPOZITELOR – tehnica de intretinere a igienei depozitelor organizata in scopul ventilarii aerului pentru a evita poluarea sau prin acumularea de substante rezultate din imbatranirea hartiei si formarea de zone de aer stagnant, favorabil dezvoltarii proceselor de biodeteriorare. Aerisirea se face, de obicei, pe vreme buna si la mijlocul zilei pentru a se evita afluxul de aer cu umiditate relativ ridicata, de peste 65%. O regula o constituie evitarea deschiderii ferestrelor pe directia vanturilor dominante pentru a impiedica introducerea de praf in depozite;

ADMINISTRATORUL ARHIVEI ELECTRONICE – un utilizator care administreaza documentele arhivate electronic in cadrul arhivei electronice, precum si sistemul electronic de arhivare;

ADMINISTRAREA / GESTIONAREA ARHIVELOR – ansamblul activitatilor care privesc constituirea, evidenta, prelucrarea, pastrarea si conservarea arhivelor;

ALONJA DE INDOSARIERE – extensie de 25 mm a filei ce urmeaza a se indosaria astfel pusa pentru a se asigura citirea in intregime a textului. Filele dosarului se aranjeaza in coltar, la dosarul care are file cu alonje se pun la cotor bete de mucava de 15 mm pentru a fi uniforme. Deasupra se pune o coala alba. Dosarul se ia din coltar si se incleieste;

ANI EXTREMI – data celui mai vechi si a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;

APARTENENTA DOCUMENTELOR LA UN FOND ARHIVISTIC – situatia documentelor de a apartine unui fond arhivistic, dupa originea lor. Apartin unui fond arhivistic: documentele create de o unitate in decursul activitatilor sale (provenite de la creatorul documentelor), creatorul (emitentul) putand fi stabilit dupa elementele din antet, semnaturi, dupa continutul actelor etc; documente primite de o unitate, inclusiv anexele lor (rapoarte, acte probatorii etc.) in masura in care ii sunt adresate / destinate (apartenenta dupa destinatar). In acest caz apartenenta documentelor se stabileste pe baza adresei destinatarului (denumirea unitatii si sediul sau), a stampilei de inregistrare, a rezolutiilor, a notelor tergale, a sis-temelor de arhivare si a continutului actelor. Stabilirea apartenentei documentelor foloseste la operatiunea de delimitare a fondului arhivistic;

ARHIVAR – angajat care administreaza, prelucreaza, gestioneaza, arhiveaza, scoate si rearhiveaza documentele unui creator / detinator de arhiva, ce detine o diploma de bacalaureat si un atestat/certificat specific activitatilor pe care le desfasoara;

ARHIVARE – operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criterii prestabilite;

ARHIVAREA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR – procesul de transpunere in format electronic, accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, prin scanarea documentului pe hartie, clasificare si asociere de metadate;

ARHIVA (1) – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul si metoda de inscriptionare, create si detinute de-a lungul timpului de catre orice persoana juridica de drept public sau privat, in exercitiul activitatii sale, precum si de orice persoana fizica, in decursul existentei aces-teia; o arhiva poate fi formata din unul sau mai multe fonduri si colectii arhivistice;

ARHIVA (2) – institutie sau compartiment cu atributii de administrare, utilizare si protejare a arhivei;

ARHIVA CURENTA – arhiva constituita din documente primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidiana a unitatilor, documente care sunt pastrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi), timp in care sunt constituite in dosare (conform nomenclatorului) si urmeaza sa fie depuse la arhiva unitatii;

ARHIVA ELECTRONICA – sistemul electronic de arhivare impreuna cu totalitatea documentelor arhivate electronic;

ARHIVA NEPRELUCRATA – ansamblu de documente (fond / colectie, parti de fond / colectie) asupra carora nu s-au efectuat activitati de ordonare, luare in evidenta, selectionare etc. sau, din diverse motive, rezultatele unor astfel de actiuni au fost anulate;

ARHIVA PRELUCRATA – ansamblu de documente cu forme de evidenta corespunzatoare, ordonat si selectionat;

ARHIVIST – specialist care isi desfasoara activitatea in cadrul Arhivelor Nationale si al unor institutii centrale sau judetene, avand ca sarcina prelucrarea, administrarea, pastrarea, utilizarea si protejarea arhivelor precum si acordarea asistentei de specialitate creatorilor si detinatorilor de arhive; persoana care detine o diploma de studii universitare prevazute in standardul ocupational;

ARHIVISTICA – stiinta speciala a istoriei a carei sfera de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporti friabili, pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de ordonare, inventariere, selectionare, conservare si valorificare a documentelor;

AUTENTICITATE – calitatea unui document de a fi original, necontrafacut, nemodificat, atat in privinta caracteristicilor sale fizice, cat si a continutului sau;

AUTORIZATIE DE FUNCTIONARE – act emis de Arhivele Nationale care da dreptul unui operator economic sa presteze servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor.