Operatiuni Litera C

CARTOTECA – totalitatea fiselor de evidenta (privitoare la materialele sau la personalul dintr-o institutie), clasificate dupa anumite criterii. Cutie sau dulap in care se pastreaza fise clasate dupa anumite norme; fisier. (fie si in format electronic);

CATEGORIE DE DOCUMENTE – clasa de documente care au drept criteriu comun de asociere continutului similar, al referirii la aceeasi problema, persoana etc. si scopul de a facilita regasirea sau administrarea;

CERCETATOR – persoana care consulta, in arhiva, in scop stiintific;

CERERE – solicitarea formulata in scris, indiferent pe ce suport (hartie, electronic), transmisa prin posta, fax sau e-mail etc., semnata cu semnatura proprie sau electronica, pe care o persoana fizica sau o persoana juridica legal constituita, o adreseaza Arhivelor Nationale pentru a obtine copii, extrase sau certificate de pe documentele detinute in depozitele propria;

CERTIFICARE (1) – inscrierea pe o fila nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, sau pe versoul ultimei file nescrise a unitatilor arhivistice preconstituite (registre, condici etc) a urmatoarelor elemente; dosarul (registrul, condica....) cuprinde.... file (in cifre si in paranteze, in litere), data certificarii, numele si prenumele, in clar si semnatura celui care face certificarea. Se certifica, in acelasi mod, inventarele si registrele de evidenta etc;

CERTIFICARE (2) – Confirmarea de catre Arhivele Nationale a exactitatii datelor cuprinse intr-o copie sau intr-un extras dintr-un document etc;

CERTIFICAT – actul intocmit de personalul Arhivelor Nationale, cuprinzand o grupare de informatii ce fac referire directa la obiectul solicitarii persoanei fizice/juridice, existente intr-unul sau mai multe documente detinute in fondurile si colectiile Arhivelor Nationale, fara adaugiri, omisiuni sau interpretari din partea celui care a intocmit lucrarea;

CIUPERCI DE MUCEGAI – grup de organisme microscopice care produc pe documentele de arhiva filamente lungi, bogat ramificate, nu-mite hife sau micelii, pe care se formeaza elementele de inmultire cunoscute sub numele general de spori si care se raspandesc foarte repede prin aer, prin apa sau prin contact. Ciupercile se dezvolta in depozitele de arhiva numai daca umiditatea relativa a aerului este mai mare de 65%; de obicei apar cand arhiva este depozitata in subsoluri sau spatii igrasioase, neaerisite. Aceasta forma de biodeteriorare se poate produce si in caz de inundatii, chiar partiale, ale depozitelor de arhiva. Atacul se pune in evidenta prin pete sau zone intinse diferit colorate, uneori acoperite de o pasla groasa de micelii; in cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se lipesc unele de altele, fiind greu de desfacut chiar in laboratoarele de restaurare;

CLASAREA ARHIVELOR – procedura aplicata arhivelor private, prin care se stabileste statutul de arhiva de interes public;

CLASAREA ARHIVELOR – procedura aplicata documentelor, prin care se stabileste apartenenta acestora la Fondul Arhivistic National;

CLIMATIZAREA DEPOZITELOR DE ARHIVA – ansamblu de masuri avand ca scop mentinerea temperaturii, umiditatii relative si puri-tatii aerului din depozitele de arhiva la parametri recomandati pentru conservare, cu ajutorul unor instalatii de climatizare. Instalatiile de cli-matizare sunt compuse din priza de aer, camera de climatizare, baterii si guri de distributie, prevazute cu aparate de masura, control si reglare a conditiilor de microclimat. in cazul documentelor scrise pe hartie de pergament, microclimatul optim este cuprins intre limitele 14°-18°C si 45-65% umiditate relativa; pentru conservarea microfilmelor se prevad umiditati relative mai scazute, intre 40-50%. Pentru prevenirea acti-unii prafului si noxelor din atmosfera poluata, in special in mediul urban, este necesara purificarea aerului admis in depozite;

COLATIONA – a confrunta un text original cu copia sau reproducerea lui pentru a stabili exactitatea acestora sau pentru a constata asemana-rile si deosebirile existente;

COLECTIE ARHIVISTICA – totalitatea documentelor grupate de o organizatie, o familie sau persoana fizica, conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitati externe etc.) fara a se tine seama neaparat de provenienta lor sau de existenta unei legaturi organice intre ele;

COMISIE DE SELECTIONARE – organism de lucru cu caracter consultativ, formata din presedinte, secretar si nr. impar de membri, care functioneaza permanent, avand rolul, la nivelul creatorilor de documente, de a intocmi lucrari de selectionare; evalueaza, selectioneaza documentele sau le incadreaza pe acestea la diverse termene de pastrare;

COMPARTIMENT CREATOR – termen generic pentru orice parte structurala a unui creator (directie, serviciu, birou etc.), care, in urma desfasurarii activitatii sale, a produs, acumulat si pastrat materiale documentare (de obicei, parti structurale ale fondului arhivistic);

CONEXARE DE DOCUMENTE – grupare a doua sau mai multe documente care trateaza aceeasi problema sau probleme similare; conex-area se consemneaza in registrul de intrare-iesire astfel: la primul document inregistrat se consemneaza numerele documentelor conexate, iar la fiecare document conexat se indica numarul documentului la care au fost conexate;

CONFIRMAREA NOMENCLATOARELOR – aprobare prin care Arhivele Nationale si directiile judetene recunosc justetea termenelor de pastrare stabilite de creatorii si detinatorii de documente;

CONFIRMAREA PROCESELOR-VERBALE DE SELECTIONARE – aprobare in scris de catre Arhivele Nationale si directiile judetene a proceselor-verbale de selectionare primite de la creatorii si detinatorii de arhiva, in baza careia ei pot scoate din evidenta si preda la retopit unitatile arhivistice propuse pentru eliminare;

CONSERVARE – procesele si operatiile implicate in asigurarea supravietuirii de-a lungul timpului a unei iregistrari autentice, din punct de vedere tehnic si intelectual;

CONSERVAREA DOCUMENTELOR – complex de masuri destinate pastrarii in cele mai bune conditii a documentelor de arhiva. Con-servarea implica folosirea de depozite climatizate, dotate cu mobilier specific corespunzator, organizarea arhivei si confectionarea de mijlo-ace individuale de protectie a documentelor, aplicarea masurilor de asigurare, igiena si intretinere a arhivelor, restaurarea documentelor si reglementarea evidentei si circulatiei documentelor in conditiile asigurarii pastrarii si integritatii acestora. Masurile de conservare urmaresc inlocuirea originalelor in activitatea de valorificare cu reproduceri (microfilme, fotocopii, facsimile etc.);

CONSTITUIREA DOSARULUI – operatiune arhivistica ce consta in: ordonarea documentelor referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare (potrivit nomenclatorului), create de un compartiment al unitatii in cursul unui an: numerotarea filelor, certificarea si coaserea sau legarea lor. Un dosar nu trebuie sa depaseasca 300 de file; cand la aceeasi problema s-au acumulat peste 300 de file se creeaza doua sau mai multe volume care poarta acelasi indicativ, dar se inventariaza in continuare, mentionandu-se numarul de volum, pe coperta dosarului si in inventar;

CONSTITUIRE U.A. – alcatuirea fizica a unei u.a., prin legarea documentelor intr-o grupare compacta si care nu se poate desface fara deteriorarea fizica a documentelor. A nu se confunda cu gruparea care nu presupune o legatura fizica intre acestea;

COPIE – reproducerea fidela a continutului, prin xerografiere, fotografiere, tehnoredactare sau scanare a documentului solicitat, aflat in fondurile si colectiile Arhivelor Nationale; Copia poate fi simpla sau certificata (se scrie pe ea Conform cu originalul si se semneaza alaturi);

COTA – numarul curent de inventor. Institutiile din proiectare-dezvoltare dau insa aceeasi cota atat la partea scrisa, cat si la partea desenata (sau de inregistrari de laborator), la care se adauga un simbol alfabetic sau numeral; Cota dosarului se refera la locul unitatii arhivistice pe raft si este alcatuit dintr-un ansamblu de semne alfanumeric care asigura individualizare (fizica si intelectuala) a unei entitati (document, u.a, serie, sub-fond etc.);

CREATOR DE ARHIVA – persoana fizica ori persoana juridica de drept public sau privat care, in decursul existentei sale sau, dupa caz, a activitatii sale, a creat sau creeaza arhiva;

CUPRINSUL UNITATII ARHIVISTICE – element de baza al inventarului arhivistic care reda in mod concis principalele informatii dintr-o unitate arhivistica;

CUSTODIE – paza, pastrarea (si administrarea) unui obiect (pus sub sechestru).