Digitizare arhiva

1. Pregatire arhiva pentru digitizare

Pregatirea documentelor pentru digitizare, presupune un set de operatiuni fizice ce fac referire, inter-alia, la: eliminare elemente metalice, capse, folii, agrafe, aracet, plastic etc; ordonare documente in baza unor criterii prestabilite; aranjare documente in format portrait sau landscape (in functie de echipamentul de digitizare)

2. Stabilire arhitectura digitala

Pentru a raspunde nevoii specifice a clientului, este dezbatuta si agreata arhitectura digitala a livrabilelor finale (regimul documentelor, extensia acestora, structura arborescenta a directoarelor – foldere), aceasta urmand a fi utilizata in etapa urmatoare

3. Digitizare arhiva – Preluare informatii (indexare meta-date) – Recunoastere optica a caracterelor

In etapa de digitizare, documentele sunt procesate in conformitate cu cerintele tehnice (rezolutie, DPI, color, alb-negru, grayscale, format hartie, eliminare pagini albe etc). In timpul procesului de digitizare, in baza unui software specializat, se extrag si se aloca meta-date-le fiecarui fisier in parte, fiind aplicate inclusiv procese de recunoastere optica a caracterelor (OCR). Dupa finalizarea procesului, documentele digitale sunt organizate in conformitate cu arhitectura digitala agreata si sunt stocate in medii electronice sau in cloud-ul Smart Archive Solutions pentru livrare. Informatiile sunt eliminate din baza noastra de date, dupa receptionarea acestora de catre client

4. Reconstituire arhiva la starea initiala

Ulterior digitizarii, toate documente / dosarele / unitatile arhivistice, sunt reconstituite (readuse) la forma initala (in bibliorafturi, dosare legate, cu sau fara capse si agrafe) si predate catre beneficiar, sau depozitate la raft