Organizare arhiva

1. Igienizare si pregatire acces camera depozitare

In conformitate cu prevederile legiuitorului, camerele / spatiile in care se pastreaza / depoziteaza arhiva sunt supuse unor cerinte minimale pentru a nu se deteriora unitatile arhivistice. Intervenim pentru igienizarea documentelor, si a spatiului, astfel incat accesul sa fie unul facil, necesar implementarii etapelor ulterioare. Emitem un set de recomandari cu privire la aspecte de natura tehnica (lumina, praf, rafturi de arhivare, registre arhiva etc.) si functionala

2. Fondare si Sortare

Aceasta activitate este foarte importanta, reprezentand un milestone in orgnizarea ulterioara a intregului proces, fiind etapa in care se delimiteaza intreaga arhiva pe anumite criterii si grupe de intres, facilitand o vedere de ansamblu pentru intregul proiect, existand posibilitatea identificarii si a altor fonduri arhivistice (alti creatori)

3. Ordonare arhiva structural-cronologic

Ulterior implementarii etapei de fondare si sortare, ordonarea structural-cronologica vizeaza delimitarea arhivei la nivel de an (anul in care a fost creat dosarul), structura functionala (compartiment, birou, serviciu, directie ce a creat documentul) si termen de pastrare (perioada de timp impusa de lege pana la posibilitatea distrugerii / eliminarii legale a documentelor din arhiva proprie)

4. Mapare identificare arhiva la raft

In cadrul acestei etape se instituie un mod unitar de trasabilitate a documentelor / unitatilor arhivistice extrase de la raft, astfel incat unitatile arhivistice sa se poata identifica usor, pentru toate situatiile uzuale in care este necesara existenta unui flux de viata al documentelor