Indexare arhiva fizica

1. Analizare fond arhivistic

Se analizeaza fondul arhivistic, pentru a se identifica departamentele, anii extremi si continutul unitatilor arhivisitce. In baza acestei analize se stabileste un procentaj al informatiilor referitoare la continul existent pe exteriorul unitatilor arhivistice

2. Verificare corectitudine informatii

In aceasta etapa se verifica si se completeaza (dupa caz) informatiile din exteriorul unitatilor arhivistice cu date din interiorul acestora, activitatea fiind necesara pentru etapele urmatoare

3. Ordonare arhiva structural-cronologic

Ordonarea structural-cronologica vizeaza delimitarea arhivei la nivel de an (anul in care a fost creat dosarul), structura functionala (compartiment, birou, serviciu, directie ce a creat documentul) si termen de pastrare (perioada de timp impusa de lege pana la posibilitatea distrugerii / eliminarii legale a documentelor din arhiva proprie)

4. Indexare meta-date unitati arhivistice

Se preiau informatiile expuse pe exteriorul unitatilor arhivistice, la nivelul unei baze de date ce va contine informatii referitoare la date extreme, termen de pastrare, compartiment / departament creator si trasabilitate (cod de bare al dosarului si / sau al cutiei in care acesta se afla).
Ulterior implementarii fluxului de lucru, baza de date este livrata catre client, in concordanta cu aspectele spedifice solicitate de acesta