Terminologie

TERMINOLOGIE UTILIZATA IN DOMENIUL ARHIVARII DOCUMENTELOR

In activitatea pe care o desfasuram, ca in orice alt domeniu, avem nevoie de o terminologie proprie atat pentru problemele teoretice cat si pentru activitatea practica, definind astfel toate procesele legate strict de arhivarea documentelor, din prisma legiuitorului. Exista, cu siguranta, termini suplimentari utilizati in relatia cu operatorii economici si institutiile publice, termini ce fac referire la serviciile prestate si care integreaza parte dintre definitiile utilizate in continuare.

 

Lista operatiunilor arhivistice, de la A la Z:

 

Operatiuni Litera A

 
ACORDAREA ASISTENTEI DE SPECIALITATE – activitate prin care Arhivele Nationale si directiile/serviciile judetene asigura aplicarea prevederilor legislatiei, normelor si principiilor arhivistice de catre creatorii si detinatorii de arhiva. Obiectivele acestei activitati sunt: modul de inregistrare a documentelor: predarea documentelor de catre compartimente la arhiva pe haza de inventare si proces-verbal: evidenta documentelor: ordonarea, inventarierea, selectionarea documentelor: folosirea documentelor; pregatirea documentelor permanente pentru depunerea la Arhivele Nationale: pastrarea documentelor si masurile ce se impun pentru remedierea neregulilor constatate;

ACT – termen general pentru orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice consemnand situatii de drept sau de fapt;

AERISIREA DEPOZITELOR – tehnica de intretinere a igienei depozitelor organizata in scopul ventilarii aerului pentru a evita poluarea sau prin acumularea de substante rezultate din imbatranirea hartiei si formarea de zone de aer stagnant, favorabil dezvoltarii proceselor de biodeteriorare. Aerisirea se face, de obicei, pe vreme buna si la mijlocul zilei pentru a se evita afluxul de aer cu umiditate relativ ridicata, de peste 65%. O regula o constituie evitarea deschiderii ferestrelor pe directia vanturilor dominante pentru a impiedica introducerea de praf in depozite;

ADMINISTRATORUL ARHIVEI ELECTRONICE – un utilizator care administreaza documentele arhivate electronic in cadrul arhivei electronice, precum si sistemul electronic de arhivare;

ADMINISTRAREA / GESTIONAREA ARHIVELOR – ansamblul activitatilor care privesc constituirea, evidenta, prelucrarea, pastrarea si conservarea arhivelor;

ALONJA DE INDOSARIERE – extensie de 25 mm a filei ce urmeaza a se indosaria astfel pusa pentru a se asigura citirea in intregime a textului. Filele dosarului se aranjeaza in coltar, la dosarul care are file cu alonje se pun la cotor bete de mucava de 15 mm pentru a fi uniforme. Deasupra se pune o coala alba. Dosarul se ia din coltar si se incleieste;

ANI EXTREMI – data celui mai vechi si a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;

APARTENENTA DOCUMENTELOR LA UN FOND ARHIVISTIC – situatia documentelor de a apartine unui fond arhivistic, dupa originea lor. Apartin unui fond arhivistic: documentele create de o unitate in decursul activitatilor sale (provenite de la creatorul documentelor), creatorul (emitentul) putand fi stabilit dupa elementele din antet, semnaturi, dupa continutul actelor etc; documente primite de o unitate, inclusiv anexele lor (rapoarte, acte probatorii etc.) in masura in care ii sunt adresate / destinate (apartenenta dupa destinatar). In acest caz apartenenta documentelor se stabileste pe baza adresei destinatarului (denumirea unitatii si sediul sau), a stampilei de inregistrare, a rezolutiilor, a notelor tergale, a sis-temelor de arhivare si a continutului actelor. Stabilirea apartenentei documentelor foloseste la operatiunea de delimitare a fondului arhivistic;

ARHIVAR – angajat care administreaza, prelucreaza, gestioneaza, arhiveaza, scoate si rearhiveaza documentele unui creator / detinator de arhiva, ce detine o diploma de bacalaureat si un atestat/certificat specific activitatilor pe care le desfasoara;

ARHIVARE – operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criterii prestabilite;

ARHIVAREA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR – procesul de transpunere in format electronic, accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, prin scanarea documentului pe hartie, clasificare si asociere de metadate;

ARHIVA (1) – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul si metoda de inscriptionare, create si detinute de-a lungul timpului de catre orice persoana juridica de drept public sau privat, in exercitiul activitatii sale, precum si de orice persoana fizica, in decursul existentei aces-teia; o arhiva poate fi formata din unul sau mai multe fonduri si colectii arhivistice;

ARHIVA (2) – institutie sau compartiment cu atributii de administrare, utilizare si protejare a arhivei;

ARHIVA CURENTA – arhiva constituita din documente primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidiana a unitatilor, documente care sunt pastrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi), timp in care sunt constituite in dosare (conform nomenclatorului) si urmeaza sa fie depuse la arhiva unitatii;

ARHIVA ELECTRONICA – sistemul electronic de arhivare impreuna cu totalitatea documentelor arhivate electronic;

ARHIVA NEPRELUCRATA – ansamblu de documente (fond / colectie, parti de fond / colectie) asupra carora nu s-au efectuat activitati de ordonare, luare in evidenta, selectionare etc. sau, din diverse motive, rezultatele unor astfel de actiuni au fost anulate;

ARHIVA PRELUCRATA – ansamblu de documente cu forme de evidenta corespunzatoare, ordonat si selectionat;

ARHIVIST – specialist care isi desfasoara activitatea in cadrul Arhivelor Nationale si al unor institutii centrale sau judetene, avand ca sarcina prelucrarea, administrarea, pastrarea, utilizarea si protejarea arhivelor precum si acordarea asistentei de specialitate creatorilor si detinatorilor de arhive; persoana care detine o diploma de studii universitare prevazute in standardul ocupational;

ARHIVISTICA – stiinta speciala a istoriei a carei sfera de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporti friabili, pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de ordonare, inventariere, selectionare, conservare si valorificare a documentelor;

AUTENTICITATE – calitatea unui document de a fi original, necontrafacut, nemodificat, atat in privinta caracteristicilor sale fizice, cat si a continutului sau;

AUTORIZATIE DE FUNCTIONARE – act emis de Arhivele Nationale care da dreptul unui operator economic sa presteze servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor.

 

Operatiuni Litera B

 
BENEFICIAR – colectiv sau persoana care foloseste un sistem de informare pentru a obtine informatii in legatura cu un anumit subiect;

BIODETERIORAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVA – proces complex de degradare a documentelor de arhiva de catre diversi factori biologici (bacterii. actinomicete, ciuperci de mucegai, insecte, rozatoare). Biodeteriorarea se manifesta in spatii de depozitare umede, insalubre, unde nu se respecta masurile de igiena a depozitelor de arhiva.

 

Operatiuni Litera C

 
CARTOTECA – totalitatea fiselor de evidenta (privitoare la materialele sau la personalul dintr-o institutie), clasificate dupa anumite criterii. Cutie sau dulap in care se pastreaza fise clasate dupa anumite norme; fisier. (fie si in format electronic);

CATEGORIE DE DOCUMENTE – clasa de documente care au drept criteriu comun de asociere continutului similar, al referirii la aceeasi problema, persoana etc. si scopul de a facilita regasirea sau administrarea;

CERCETATOR – persoana care consulta, in arhiva, in scop stiintific;

CERERE – solicitarea formulata in scris, indiferent pe ce suport (hartie, electronic), transmisa prin posta, fax sau e-mail etc., semnata cu semnatura proprie sau electronica, pe care o persoana fizica sau o persoana juridica legal constituita, o adreseaza Arhivelor Nationale pentru a obtine copii, extrase sau certificate de pe documentele detinute in depozitele propria;

CERTIFICARE (1) – inscrierea pe o fila nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, sau pe versoul ultimei file nescrise a unitatilor arhivistice preconstituite (registre, condici etc) a urmatoarelor elemente; dosarul (registrul, condica….) cuprinde…. file (in cifre si in paranteze, in litere), data certificarii, numele si prenumele, in clar si semnatura celui care face certificarea. Se certifica, in acelasi mod, inventarele si registrele de evidenta etc;

CERTIFICARE (2) – Confirmarea de catre Arhivele Nationale a exactitatii datelor cuprinse intr-o copie sau intr-un extras dintr-un document etc;

CERTIFICAT – actul intocmit de personalul Arhivelor Nationale, cuprinzand o grupare de informatii ce fac referire directa la obiectul solicitarii persoanei fizice/juridice, existente intr-unul sau mai multe documente detinute in fondurile si colectiile Arhivelor Nationale, fara adaugiri, omisiuni sau interpretari din partea celui care a intocmit lucrarea;

CIUPERCI DE MUCEGAI – grup de organisme microscopice care produc pe documentele de arhiva filamente lungi, bogat ramificate, nu-mite hife sau micelii, pe care se formeaza elementele de inmultire cunoscute sub numele general de spori si care se raspandesc foarte repede prin aer, prin apa sau prin contact. Ciupercile se dezvolta in depozitele de arhiva numai daca umiditatea relativa a aerului este mai mare de 65%; de obicei apar cand arhiva este depozitata in subsoluri sau spatii igrasioase, neaerisite. Aceasta forma de biodeteriorare se poate produce si in caz de inundatii, chiar partiale, ale depozitelor de arhiva. Atacul se pune in evidenta prin pete sau zone intinse diferit colorate, uneori acoperite de o pasla groasa de micelii; in cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se lipesc unele de altele, fiind greu de desfacut chiar in laboratoarele de restaurare;

CLASAREA ARHIVELOR – procedura aplicata arhivelor private, prin care se stabileste statutul de arhiva de interes public;

CLASAREA ARHIVELOR – procedura aplicata documentelor, prin care se stabileste apartenenta acestora la Fondul Arhivistic National;

CLIMATIZAREA DEPOZITELOR DE ARHIVA – ansamblu de masuri avand ca scop mentinerea temperaturii, umiditatii relative si puri-tatii aerului din depozitele de arhiva la parametri recomandati pentru conservare, cu ajutorul unor instalatii de climatizare. Instalatiile de cli-matizare sunt compuse din priza de aer, camera de climatizare, baterii si guri de distributie, prevazute cu aparate de masura, control si reglare a conditiilor de microclimat. in cazul documentelor scrise pe hartie de pergament, microclimatul optim este cuprins intre limitele 14°-18°C si 45-65% umiditate relativa; pentru conservarea microfilmelor se prevad umiditati relative mai scazute, intre 40-50%. Pentru prevenirea acti-unii prafului si noxelor din atmosfera poluata, in special in mediul urban, este necesara purificarea aerului admis in depozite;

COLATIONA – a confrunta un text original cu copia sau reproducerea lui pentru a stabili exactitatea acestora sau pentru a constata asemana-rile si deosebirile existente;

COLECTIE ARHIVISTICA – totalitatea documentelor grupate de o organizatie, o familie sau persoana fizica, conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitati externe etc.) fara a se tine seama neaparat de provenienta lor sau de existenta unei legaturi organice intre ele;

COMISIE DE SELECTIONARE – organism de lucru cu caracter consultativ, formata din presedinte, secretar si nr. impar de membri, care functioneaza permanent, avand rolul, la nivelul creatorilor de documente, de a intocmi lucrari de selectionare; evalueaza, selectioneaza documentele sau le incadreaza pe acestea la diverse termene de pastrare;

COMPARTIMENT CREATOR – termen generic pentru orice parte structurala a unui creator (directie, serviciu, birou etc.), care, in urma desfasurarii activitatii sale, a produs, acumulat si pastrat materiale documentare (de obicei, parti structurale ale fondului arhivistic);

CONEXARE DE DOCUMENTE – grupare a doua sau mai multe documente care trateaza aceeasi problema sau probleme similare; conex-area se consemneaza in registrul de intrare-iesire astfel: la primul document inregistrat se consemneaza numerele documentelor conexate, iar la fiecare document conexat se indica numarul documentului la care au fost conexate;

CONFIRMAREA NOMENCLATOARELOR – aprobare prin care Arhivele Nationale si directiile judetene recunosc justetea termenelor de pastrare stabilite de creatorii si detinatorii de documente;

CONFIRMAREA PROCESELOR-VERBALE DE SELECTIONARE – aprobare in scris de catre Arhivele Nationale si directiile judetene a proceselor-verbale de selectionare primite de la creatorii si detinatorii de arhiva, in baza careia ei pot scoate din evidenta si preda la retopit unitatile arhivistice propuse pentru eliminare;

CONSERVARE – procesele si operatiile implicate in asigurarea supravietuirii de-a lungul timpului a unei iregistrari autentice, din punct de vedere tehnic si intelectual;

CONSERVAREA DOCUMENTELOR – complex de masuri destinate pastrarii in cele mai bune conditii a documentelor de arhiva. Con-servarea implica folosirea de depozite climatizate, dotate cu mobilier specific corespunzator, organizarea arhivei si confectionarea de mijlo-ace individuale de protectie a documentelor, aplicarea masurilor de asigurare, igiena si intretinere a arhivelor, restaurarea documentelor si reglementarea evidentei si circulatiei documentelor in conditiile asigurarii pastrarii si integritatii acestora. Masurile de conservare urmaresc inlocuirea originalelor in activitatea de valorificare cu reproduceri (microfilme, fotocopii, facsimile etc.);

CONSTITUIREA DOSARULUI – operatiune arhivistica ce consta in: ordonarea documentelor referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare (potrivit nomenclatorului), create de un compartiment al unitatii in cursul unui an: numerotarea filelor, certificarea si coaserea sau legarea lor. Un dosar nu trebuie sa depaseasca 300 de file; cand la aceeasi problema s-au acumulat peste 300 de file se creeaza doua sau mai multe volume care poarta acelasi indicativ, dar se inventariaza in continuare, mentionandu-se numarul de volum, pe coperta dosarului si in inventar;

CONSTITUIRE U.A. – alcatuirea fizica a unei u.a., prin legarea documentelor intr-o grupare compacta si care nu se poate desface fara deteriorarea fizica a documentelor. A nu se confunda cu gruparea care nu presupune o legatura fizica intre acestea;

COPIE – reproducerea fidela a continutului, prin xerografiere, fotografiere, tehnoredactare sau scanare a documentului solicitat, aflat in fondurile si colectiile Arhivelor Nationale; Copia poate fi simpla sau certificata (se scrie pe ea Conform cu originalul si se semneaza alaturi);

COTA – numarul curent de inventor. Institutiile din proiectare-dezvoltare dau insa aceeasi cota atat la partea scrisa, cat si la partea desenata (sau de inregistrari de laborator), la care se adauga un simbol alfabetic sau numeral; Cota dosarului se refera la locul unitatii arhivistice pe raft si este alcatuit dintr-un ansamblu de semne alfanumeric care asigura individualizare (fizica si intelectuala) a unei entitati (document, u.a, serie, sub-fond etc.);

CREATOR DE ARHIVA – persoana fizica ori persoana juridica de drept public sau privat care, in decursul existentei sale sau, dupa caz, a activitatii sale, a creat sau creeaza arhiva;

CUPRINSUL UNITATII ARHIVISTICE – element de baza al inventarului arhivistic care reda in mod concis principalele informatii dintr-o unitate arhivistica;

CUSTODIE – paza, pastrarea (si administrarea) unui obiect (pus sub sechestru).

 

Operatiuni Litera D

 
DATE EXTREME – limitele cronologice in care se inscriu documentele dintr-un fond, colectie sau unitate arhivistica si care sunt necesare in operatiunile de ordonare, inventariere a documentelor si evidenta a fondurilor;

DEPOZIT DE ARHIVA – spatiu destinat pastrarii, conservarii si protejarii arhivelor, construit sau amenajat special, avandu-se in vedere criterii specifice in ceea ce priveste amplasamentul, rezistenta, microclimatul interior, fluxurile tehnologice, paza si securitatea. Este dotat cu mijloace necesare depozitarii (rafturi), utilaje si mobilier specific;

DETINATOR DE ARHIVA – persoana desemnata cu atributii de arhiva;

DETINATOR DE DOCUMENTE – organizatie sau persoana fizica care are in pastrare documente rezultate din activitatea proprie, preluate prin desfiintarea, comasarea si reprofilarea altor organizatii, dobandite prin mostenire, donatie sau cumparare ori in alte imprejurari; dreptul de detinere a unor documente care fac parte din Fondul Arhivistic National, de anumite organe de stat si organizatii este reglementat prin prevederile Decretului nr. 472/1971 (republicat in 1974);

DATA DOCUMENTELOR – element care individualizeaza momentul crearii unui document (momentul de timp in care a fost intocmit documentul). In functie de sistemul de evidenta al creatorului, data cronologica poate fi data istorica (data efectiva de intocmire) si data arhivistica (data de inregistrare intr-o evidenta). De asemenea, la un document se mai poate intalni data evenimentului la care se refera continutul, data anexelor etc;

DATE IN FORMA ELECTRONICA – reprezentari ale informatiei, intr-o forma conventionala adecvata crearii, prelucrarii, trimiterii, primirii sau stocarii acesteia prin mijloace electronice;

DEGRADAREA DOCUMENTELOR – proces complex de degradare mecanica si chimica si de denaturare a formei si structurii initiale a documentelor ca urmare a actiunii nefavorabile a factorilor fizici, chimici, biologici si sociali. Degradarea se poale manifesta prin pierderea unora din partile structurale ale documentelor, prin scaderea rezistentei suportului grafic, pierderea lizibilitatii, aparitia de pete divers colorate ctc. Documentele degradate se recupereaza prin lucrari de restaurare, iar ansamblul masurilor de conservare a documentelor urmareste prevenirea degradarii acestora;

DEPOZIT DE ARHIVA – spatiu destinat pastrarii si conservarii documentelor, construit sau amenajat special, avandu-se in vedere criterii specifice in ceea ce priveste amplasamentul, rezistenta, microclimatul;

DEROGARE – a se abate de la o regula, de la o lege etc; a face o exceptie pe baza unei prevederi legale; nu se aplica in anumite situatii;

DETINATOR DE ARHIVA – persoana juridica de drept public sau privat, precum si persoana fizica care are in pastrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin desfiintare (comasare, fuziune, divizare sau absorbtie) sau reprofilarea unor creatori de arhive;

DOCUMENT – IN SENS GENERAL – orice informatie inscrisa pe un suport (hartie, benzi magnetice, casete audio-video, medii de stocare a sistemelor informatice CD, DVD, hard-disc), informatie creata sau primita pe parcursul activitatii unei persoane juridice, de drept public sau privat, ori in decursul existentei unei persoane fizice si pastrata ca marturie a unei activitati, eveniment sau alte asemenea;

DOCUMENT – CONFORM LEGII ARHIVELOR NATIONALE NR. 16/1996, REPUBLICATA – inscrisuri oficiale sau particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si electronice. Documentele se grupeaza anual in unitati arhivistice/dosare;

DOCUMENT ARHIVAT ELECTRONIC – reprezentarea fidela, in format electronic accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, a unui document pe hartie;

DOCUMENT ELECTRONIC – colectie de date in forma electronica intre care exista relatii logice si functionale si care pot fi redate prin litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificatie inteligibila sau prin imagini ori sunete, prin intermediul unui program informatic sau altui procedeu similar;

DOSAR – (cu referire la continut) grupare de documente, asociate impreuna pe baza referirii la aceeasi problema, persoana, eveniment etc.; (cu referire la pastrare) coperte de carton destinate a gazdui dosarul (continut). Un dosar nu trebuie sa aiba mai mult de 250-300 de file; in cazul depasirii acestui numar se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar;

DREPT DE PREEMTIUNE – drept pe care il detine cineva, prin lege sau prin contract, de a fi preferat la cumpararea unui bun (imobil), scos la vanzare.

 

Operatiuni Litera E

 
ECONOMAT – INTENDENTA (camera/depozit pentru a pastra hartia, registrele, imprimatele, creioanele, cartoanele, , mapele si orice material necesar activitatii arhivistice. De asemenea, materialul pentru inregistrarea localului: maturi, perii, carpe etc);

EVALUARE – procedeul prin care se analizeaza importanta unui document/ansamblu de documente, in vederea stabilirii termenelor de pastrare corespunzatoare valorii acestuia si apartenentei la Fondul Arhivistic National;

EVIDENTA – controlul fizic si de continut al documentelor dintr-o arhiva, cu ajutorul unor instrumente sintetice;

EXTRAS (1) – copie a uneia sau a mai multor parti dintr-un document scris (reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronica, scanare);

EXTRAS (2) – reproducere exacta a datelor referitoare la o anumita persoana cuprinse intr-un registru (mitrica, registru de stare civila etc.), trancrise cu respectarea formelor legale, semnata si parafata, avand puterea juridica a documentului autentic;

EXTRAS (3) – act oficial, legalizat, executat la cererea unui solicitant si care reda fragmentar sau centralizat. in reproducere exacta, partile esentiale dintr-unul sau mai multe documente.

 

Operatiuni Litera F

 
FISARE – operatiunea de transpunere pe fisa a informatiilor principale dintr-o unitate arhivistica. Fisa sta la baza activitatii de intocmire a inventarelor;

FISA DE INVENTAR – formular pe care se transpune continutul principalelor informatii din fiecare unitate arhivistica. in vederea inven-tarierii fondurilor si colectiilor;

FOAIE VOLANTA – hartie (sau alt suport papetar), luata in considerare individual, nelegata fizic de alta entitate. Partea scrisa din fata se numeste recto iar cea din spate, recto (sau dorso);

FOLIOTARE – paginare;

FOLOSIREA DOCUMENTELOR – ansamblul de actiuni utilizate in vederea valorificarii documentelor unei arhive. Folosirea se realizeaza prin urmatoarele forme: cercetarea documentelor in salile de studiu; informarea unitatilor cu privire la documentele ce prezinta interes pentru activitatea lor practica sau stiintifica; activitati instructive, cultural-educative: eliberare de certificate, copii si extrase; reproducere a docu-mentelor; elaborare de publicatii;

FONDARE – operatiune de stabilire a apartenentei documentelor la un fond arhivistic;

FOND ARHIVISTIC – ansamblul de documente create, primite sau detinute de un creator in decursul existentei sale. In cazul fondului des-chis unitatea isi continua activitatea iar cand unitatea s-a desfiintat, fara ca activitatea ei sa fie continuata de alta unitate, documentele acesteia vor forma un fond inchis;

FOND DE ASIGURARE – ansamblul copiilor de substituire, realizate pe orice suport, ale fondurilor si colectiilor arhivistice sau ale partilor constitutive ale acestora, realizate pentru salvarea informatiei relevante;

FONDARE – operatiunea arhivistica de stabilire a apartenentei documentelor la un fond arhivistic.

 

Operatiuni Litera G

 
GENUL DOCUMENTULUI – denumire data documentului in functie dc caracteristicile lui interne, care il definesc, il individualizeaza. in raport cu celelalte documente tex. hrisov, zapis. ordin, raport, proces-verbal, scrisoare etc.);

GHID TOPOGRAFIC (de raft si de depozit) – instrument de evidenta care asigura localizarea fizica a documentelor si grupelor de documente, intr-un depozit, pe baza cotei si adresei lor topografice;

GHID ARHIVISTIC (arh.), instrument de informare stiintifica cu caracter general, intocmit pe baza inventarelor, indicand categoriile si denumirea fondurilor, precum si partile structurale existente intr-un depozit. De fapt este o repertorizare generala a inventarelor. Poate fi g. sistematic (metodic), care furnizeaza informatii despre existenta categoriilor de documente, denumirea fondurilor si partilor lor structurale, precum si cantitatea acestora, structurata in functie de anumite criterii sau g. TOPOGRAFIC, care cuprinde toate elementele necesare identificarii fondului sau colectiei: anii extremi, cantitatea in metri liniari si unitati arhivistice, numarul raftului si al politei pe care sunt asezate, numarul fondului si al inventarului. G. nu este o lucrare definitiva, ci se reface periodic.

 

Operatiuni Litera I

 
INDICATIV AL DOSARULUI – ansamblul de semne constand din litere si cifre care individualizeaza dosarul si indica locul pe care il ocupa in nomenclator (ex. III B 12 reprezinta: cifra romana-directia, litera majuscula-serviciul, litera mica-biroul si cifra araba-numarul dosarului in cadrul biroului care 1-a creat);

IGNIFUGAREA SPATIILOR – operatie dc acoperire a suprafetelor combustibile un special din lemn) din depozitele de arhiva cu o substanta ce le confera rezistenta la foc. silicatul dc sodiu in solutie apoasa este o substanta deseori lolosita in acest scop;

INSTRUMENT DE EVIDENTA A DOCUMENTELOR – document de sinteza care ofera date si informatii pentru controlul fizic si de continut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea si utilizarea informatiilor cuprinse in fondurile si colectiile arhivistice;

INTEGRITATE – calitatea unui document de a-si pastra nealterate caracteristicile initiale, prin pierdere partiala sau prin modificare;

INTENDENTA – ECONOMAT / camera / depozit pentru a pastra hartia, registrele, imprimatele,creioanele, cartoanele, , mapele si orice material necesar activitatii arhivistice. De asemenea, materialul pentru inregistrarea localului: maturi, perii, carpe etc);

INVENTAR ARHIVISTIC – instrument de informare stiintifica ce cuprinde descrierea analitica a fiecarei unitati arhivistice dintr-un fond sau colectie, indicandu-se pentru fiecare unitate arhivistica in parte numarul curent, categoria de documente; anii extremi, cantitatea exprima-ta in metri liniari, u.a. etc. Lucrarea este prevazuta cu o introducere in care se dau informatii privitoare la istoricul fondului sau colectiei, genul documentelor si importanta lor istorico-documcntara. De asemenea, mai cuprinde, pe langa prezentarea propriu-zisa a fondului sau co-lectiei, o seric de liste anexe, importante pentru cercetatori: lista actelor pierdute, lista insertiilor, tabele de corespondenta a cotelor, lista a sigiliilor, indice general etc. Inventarul constituie un instrument de informare indispensabil pentru cercetator;

INVENTARIERE – operatiune arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, fragment de fond sau colectie arhivistica, dupa ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

INDOSARIERE – constituire a dosarului;

INDRUMARE SI CONTROL – activitate prin care Directia Generala a Arhivelor Statului si filialele asigura aplicarea prevederilor legislat-iei. normelor si principiilor arhivistice de catre creatorii de arhiva. Obiectivele muncii de i., sunt: inregistrarea documentelor; constituirea arhivei curente; depunerea documentelor de catre compartimente la arhiva organizatiei; evidenta documentelor; ordonarea, inventarierea, se-lectionarea, pastrarea si folosirea documentelor; pregatirea documentelor in vederea predarii la Arhivele Statului; introducerea in circuitul economic a hartiei rezultate din procesul selectionarii;

INREGISTRAREA DOCUMENTELOR – operatiunea de inscriere a tuturor documentelor primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, de catre unitati. Potrivit legislatiei in vigoare inregistrarea se face intr-un registru tip de intrare-iesire;

INREGISTRAREA DOCUMENTELOR – fixarea pe un purtator de informatie a unei adrese sau a unui model (caracteristici) de regasire.

 

Operatiuni Litera L

 
LEGISLATIE ARHIVISTICA – totalitatea masurilor legislative care asigura cadrul juridic si administrativ al preluarii, conservarii, folosirii si ocrotirii tezaurului documentar al tarii;

LUCRARE DE SELECTIONARE – se compune din adresa de inaintare, inventarele documentelor propuse de Comisia de selectionare spre a fi eliminate, procesul verbal al Comisiei de selectionare, inventarul documentelor cu termen de pastrare permanent create in perioada pentru care se efectueaza selectionarea.

 

Operatiuni Litera M

 
MANUSCRIS – scris de mana, spre deosebire de ceea ce este scris cu alte mijloace – tipar, masina etc. Textele gravate sau sculptate nu intra in categoria manuscrise. Cane manusensa. lucrare de oarecare intindere si care este scrisa de mana. Cartile manuscrise – adica libri – au capa-tat denumirea de codex, atunci cand s-au formal din mai multe fascicule fixate impreuna la cotor si voltunen cand foaia cu textul scris era rasucita in jurul unui suport;

METRU LINIAR DE ARHIVA – forma de masurare a cantitatii de arhiva, care are ca unitate de baza u.a. asezata pe cant pe o lungime de 1 m;

METRU LINIAR DE ARHIVA – unitate etalon definita prin cantitatea de arhiva de pe o polita-ralt cu lungimea de un metru. Serveste la aprecierea volumului de arhiva existent intr-un depozit, la dimensionarea spatiilor dc depozitare, la calcularea necesitatilor de rafturi si mijlo-acelor de transport etc. Un metru liniar cantareste intre 40-60 kg., iar un metru cub de arhiva reprezinta cea. 15 ml de arhiva;

MICROCLIMATUL DEPOZITULUI – totalitatea parametrilor care caracterizeaza conditiile existente intr-un depozit de arhiva. intre acesti parametri un rol important il au umiditatea relativa si compozitia aerului, temperatura si luminozitatea spatiilor;

MICROFILMARE DE ASIGURARE – microfilmarea documentelor valoroase in scopul asigurarii informatiilor cuprinse in acestea, in even-tualitatea distrugerii arhivei ca urmare a unor catastrofe, a uzurii, a pierderii, a actiunii factorilor biochimici etc. Microfilmul de asigurare este prelucrat si depozitat in conditii speciale in vederea unei conservari indelungate;

MEDIUL DE STOCARE – orice mediu pe care se poate inregistra sau de pe care se poate reda un document in forma electronica;

METADATA – date descriind contextul, continutul si structura documentelor arhivate electronic si administrarea lor de-a lungul timpului;

METRU LINIAR – unitate-etalon definita prin cantitatea de arhiva de pe o polita raft cu lungimea de un metru care serveste la aprecierea cantitatii de arhiva existenta intr-un depozit, la dimensionarea spatiilor de depozitare, la calcularea necesitatilor de rafturi si mijloacelor de transport;

MIJLOACE DE PASTRARE – sistemele de depozitare in timp a arhivei de orice fel: rafturi, rastele, dulapuri;

MIJLOACE DE PROTECTIE – ambalaje (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) care au rolul de a proteja materialul arhivistic.

 

Operatiuni Litera N

 
NOMENCLATOR ARHIVISTIC – instrument de lucru in care se inscriu conform structurii organizatiei sau dupa categorii de activitati si functii indeplinite pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si termene de pastrare;

NUMAR DE BAZA – termen folosit in Transilvania, in secolele XlX-lea – XX-lea, pentru numarul de registru intrare-iesire al primului sau ultimului act privitor la o cauza anumita, la care sunt conexate numerele de inregistrare ale celorlalte documente privitoare la cauza respectiva;

NUMAR DE CONEXARE – denumire folosita in Transilvania, in secolul al XlX-lea. in cadrul sistemului de registratura, dupa numerele de inregistrare ale actelor anterioare ale aceleiasi cauze sau probleme. La Tezaurariatul Transilvaniei. in 1841. numarul de conexare se trecea pe coala (camasa) de arhiva pentru a face legatura intre actele privind aceeasi cauza. La institutiile administrative locale, numarul de conexare era trecut direct pe act. dedesubtul numarului de inregistrare, lot asa si in registrul de intrare-iesire;

NUMEROTARE – activitatea de atribuire a unui numar pentru identificarea unei entitati. De obicei, se foloseste cu referire la numerotarea filelor unui dosar sau registru.

 

Operatiuni Litera O

 
OPERATOR ECONOMIC AUTORIZAT – persoana fizica sau persoana juridica care detine o autorizatie de functionare valabila; operator ce desfasoara servicii de prelucrare arhivistica, utilizare a documentelor detinute, pastrare – conservare, legatorie si restaurare;

OPERATIUNE ARHIVISTICA – una din activitatile care intervine in prelucrarea fondului (ordonare, inventariere, descrierea, selectionarea etc.);

ORDONARE – operatiunea arhivistica de organizare a materialului arhivistic in concordanta cu prevederile principiilor arhivistice sau dupa criterii fizice ori administrative (cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme etc), cu scopul de a crea o legatura logica intre fonduri, parti structurale si unitati arhivistice, astfel incat sa fie facilitate identificarea si folosirea acestora;

OPIS – lista tuturor actelor cuprinse intr-o unitate arhivistica. in care se reda, pe scurt, continutul acestora;

ORIGINAL – forma completa a actului, avand toate semnele de validare si. in consecinta, valoare probatorie juridica deplina.

 

Operatiuni Litera P

 
PARTE STRUCTURALA – termen care desemneaza unitati componente ale organigramei unui creator, respectiv ansamblul documentelor dintr-un fond rezultate din activitatea unor parti structurale ale creatorului;

PETENT – persoana care solicita, in scop practic, cu o cerere scrisa si inregistrata in Registrul de intrare iesire o nemultumire, o solicitare;

PETITIE – o solicitare scrisa prin care se sesizeaza ceva, exista o nemultumire;

PRELUCRARE ARHIVISTICA – ansamblul operatiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei parti a acesteia, in ceea ce priveste fondarea, ordonarea, inventarierea si selectionarea, cu scopul de a asigura evidenta, selectionarea, pastrarea documentelor de arhiva si utilizarea documentelor; S-au mai folosit si expresiile: prelucrare tehnico-stiintifica a materialului documentar sau prelucrarea fondului.

 

Operatiuni Litera R

 
RAFT – mobilier constand dintr-un sir vertical de polite, fixate prin stalpi laterali;

REGEST – rezumat complet al unui document, in forma cea mai concisa si mai obiectiva. La intocmirea sa este recomandabil sa se adopte limba textului sau chiar fragmente din acesta si sa se dea informatii istorice si diplomatice;

REGIM DE ACCES LA DOCUMENT – gradul in care se acorda drept de acces la document de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;

REGISTRU DE DEPOZIT – instrument de evidenta la depozit referitor la iesirile temporare de material arhivistic dintr-un depozit, in vederea consultarii, restaurarii sau prelucrarii.

 

Operatiuni Litera S

 
SCHEMA DE ORDONARE – reprezentare simplificata a partilor structurale si gruparilor de documente ale unui fond arhivistic;

SELECTIONARE – operatiunea arhivistica de stabilire a valorii arhivistice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie (evaluare), in vederea pastrarii permanente a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarii celor lipsite de importanta. In cazul documentelor tehnice solutia selectionarii ar fi ca programul informatic (baza de date) sa predefineasca campul informatic conform termenului de pastrare prevazut in Nomenclatorul arhivistic;

SERIE – totalitatea documentelor, grupate sau nu in u.a., care sunt adunate si pastrate laolalta in procesul obisnuit de activitate al unei organizatii, pe baza continutului similar, a referirii la aceeasi problema, persoana etc. si cu scopul de a facilita regasirea sau administrarea. Seria este rezultatul incadrarii documentelor intr-o anumita categorie;

SISTEM ELECTRONIC DE ARHIVARE – sistem informatic destinat colectarii, stocarii, organizarii si catalogarii documentelor arhivate electronic in scopul conservarii, consultarii si redarii acestora.

 

Operatiuni Litera T

 
TERMOHIGROMETRU – aparat prevazut cu un termometru si un higrometru. Se foloseste in depozitele de arhiva pentru masurarea factorilor de microclimat;

TEZAUR – lista nominalizata de termeni (descriptori) ordonata alfabetic, indicand relatiile semantice si logice ale acestora, ordonata in gene-ral si dupa clasele tematice ale unuia sau ale mai multor domenii la care se refera;

TITULARUL DREPTULUI DE DISPOZITIE ASUPRA DOCUMENTULUI – persoana fizica sau juridica proprietara sau, dupa caz, emitenta a documentului, care are dreptul de a stabili si modifica regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.

 

Operatiuni Litera U

 
UNITATE ARHIVISTICA (U.A.) – element component al unui fond sau unei colectii arhivistice, care se individualizeaza prin continutul si forma sa, referindu-se la o actiune, problema sau lucru si care ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta.

UNITATI ARHIVISTICE CU TERMEN DE PASTRARE PERMANENT – categorii de documente care prezinta importanta documentar-istorica sau practica, fac parte din Fondul Arhivistic National si se pastreaza permanent.

UNITATI ARHIVISTICE CU TERMEN DE PASTRARE TEMPORAR – categorii de documente care nu prezinta valoare documentar–istorica, iar valoarea lor practica este limitata in timp. Durata pastrarii u. este stabilita prin indicatorul termenelor de pastrare.

UTILIZATORUL ARHIVEI ELECTRONICE – orice persoana care este autorizata sa aiba acces la arhiva electronica.