Prelucrare arhivistica

1. Fondare – Sortare

Aceasta activitate este foarte importanta, reprezentand un milestone in organizarea ulterioara a intregului proces, fiind etapa in care se delimiteaza intreaga arhiva pe anumite criterii si grupe de intres, facilitand o vedere de ansamblu pentru intregul proiect

2. Ordonare structural-cronologica

Ulterior implementarii primei etape, ordonarea structural-cronologica vizeaza delimitarea arhivei la nivel de an (anul in care a fost creat dosarul), structura functionala (compartiment, birou, serviciu, directie ce a creat documentul) si termen de pastrare (perioada de timp impusa de lege pana la posibilitatea distrugerii / eliminarii legale a documentelor din arhiva proprie)

3. Constituire – Numerotare – Certificare

De cele mai multe ori se pastreaza ordinea in care a fost creat continutul dosarului. Exista situatii (destul de multe) in care dosarele / unitatile arhivistice nu sunt create intocmai cum prevede legiuitorul (unitati arhivistice legate) ci se regasesc sub forma de bibliorafturi, dosare cu sina ori dosare de plastic. Pentru procesarea acestora, cea mai importanta activitate este cea de constituire a dosarelor, conform normelor si in baza nomenclatorului arhivistic

4. Inventariere – Selectionare

Inventarierea reprezinta etapa de final a prelucrarii arhivistice, atunci cand are loc notarea / marcarea dosarului cu elementele impuse de legiuitor: termen de pastrare, date extreme ale documentelor din interiorul dosarului, compartimentul care a creat dosarul, continutul dosarului, numele entitatii si cota arhivistica. In baza acestor informatii se pot realiza lucrarile de selectionare, acestea reprezentand calea legala pentru distrugerea arhivei