HELP CENTER
Dumneavoastra intrebati, noi raspundem!
EXISTA BENEFICII PENTRU CLIENTII NOI?
Clientii noi beneficiaza de o evaluare gratuita a arhivei detinute si un pachet promotional pentru segmentul de depozitare, raportat la dimensiunea si tipologia acestora (PFA, II, SRL-D, SRL, SNC, SA s.a.m.d). Pentru serviciile de prelucrare si depozitare se pot aloca o serie de discount-uri, raportate la extinderea perioadei de implementare a proiectului, punandu-se accentul pe activitatea de planificare a serviciilor furnizate, coroborat cu incarcarea din sfera operationala.
EXISTA O POLITICA CSR?
Actiunile de Responsabilitate sociala corporativa (Corporate social responsibility – CSR) promoveaza ideea ca o companie, mica sau mare, ar trebui sa joace un rol pozitiv in comunitate si sa ia in considerare impactul deciziilor de afaceri asupra societatii. Concret, totul este strans legat de sustenabilitate, de crearea de valoare economica, sociala si de mediu. Astfel, PREMIUM ARCHIVE LOGISTICS ia in considerare si factorii non-financiari in domeniul sau de activitate. Acest aspect se traduce, la nivelul business-ului nostru, prin faptul ca oferim costuri preferentiale companiilor ce isi desfasoara activitatea pe raza judetului Calarasi si orientam procesul legat de achizitia consumabilelor de orice fel, catre piata locala.
CE SE INTAMPLA DACA NU SUNT MULTUMIT DE SERVICIILE OFERITE DE CATRE SMART ARCHIVE SOLUTIONS?
In cazul in care nu sunteti multumiti de modul in care sunt prestate serviciile noastre, vom proceda la demararea unui proces de audit inter-departamental, astfel incat sa aflam care sunt acele nevoi nesatisfacute si care a fost cauza pentru care s-a materializar acest aspect. Ulterior, vom stabili impreuna un plan de masuri cost-efficent, care sa indeplineasca cerintele ambelor parti.
CUI SE ADRESEAZA SERVICIILE OFERITE DE CATRE SMART ARCHIVE SOLUTIONS?
PREMIUM ARCHIVE LOGISTICS ofera servicii arhivistice tuturor creatorilor si detinatorilor de documente (persoane fizice sau juridice), avand personal calificat in prestarea serviciilor arhivistice si specializat in gestionarea documentelor din diferite domenii de activitate precum: domeniul notarial, juridic, domeniul financiar-contabil, administrație publică, proiecte din fonduri europene, resurse umane, PFA, II, CMI etc.
PROCESUL DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR ESTE UNUL OBLIGATORIU?
Da, este un proces obligatoriu, in conformitate cu prevederile date de Legea Arhivelor Nationale. Astfel, detinatorii si creatorii de documente (persoane fizice sau juridice) raspund de evidenta, gruparea documentelor in dosare, inventarierea, selectionarea, pastrarea si utilizarea documentelor create si/ sau detinute. Conform prevederilor art. 109 din Legea 297/2015 actualizata, privind Codul de procedura fiscala, evidentele contabile si fiscale se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului / platitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredintate spre pastrare unei societati autorizate, potrivit legii, sa presteze servicii de arhivare. Nerespectarea prevederilor legale, atrage dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.
CE PRESUPUNE EVALUAREA FONDULUI ARHIVISTIC / EVALUAREA ARHIVEI?
Procesul de evaluare a arhivei pe care o detineti consta in:
-
Vizualizarea la fata locului a documentelor create / detinute de dumneavoastra. In aceasta etapa masuram cantitatea arhivei, identificam anii extremi si constatam starea de conservare a documentelor;
-
Prioritizarea operatiunilor arhivistice necesare;
-
Comunicarea costurilor si a perioadei de executie a lucrarii arhivistice.
Protejarea datelor este foarte importantă pentru toate partile implicate. Contractele noastre comerciale cuprind clauze de acorduri privind protectia datelor cu caracter personal si acorduri de confidentialitate, pana la o perioda de 5 ani, dupa inchiderea relatiei contractuale.
Toti angajatii PREMIUM ARCHIVE LOGISTICS incheie un contract de confidențialitate cu entitatea, in momentul demararii relatiei contractuale. Documentele aflate in pastrarea noastra, sunt transmise in siguranta prin e-mail la solicitatarea clientului, sub formă de fisiere criptate, astfel incat numai destinatarul, utilizand cheia de acces primita, poate debloca continutul documentului.
CUM SE ASIGURA SIGURANTA DOCUMENTELOR DEPOZITATE?
Depozitul PREMIUM ARCHIVE LOGISTICS este special amenajat pentru pastrarea si conservarea documentelor, fiind avizat de catre Arhivele Nationale ale Romaniei. Documentele aflate în pastrarea noastra, sunt organizate pe compartimente, ani si termene de pastrare, depozitate in containere de arhivare, pe rafturi metalice. Spatiul este supravegheat 24/24 video, fizic si electronic, existand echipaje de paza ce intervin in 2 minute de la pornirea sistemului de alarma. Spatiul este prevazut cu stingatoare de incendiu pe baza de CO2, sisteme de detectia a fumulului si sisteme anti-efractie.
Spatiul destinat depozitarii arhivei trebuie sa fie special amenajat in acest scop, cu asigurarea conditiilor necesare pentru pastrarea corespunzatoare a documentelor si pentru protectia lor fata de actiunea agentilor de deteriorare: praf, lumina solara, solicitari la uzura mecanica, variatii de temperatura si umiditate, temperaturi excesive, surse de infectie sau intretinere a agentilor biologici, pericol de foc, inundatii sau infiltratii de apa.